招商会、新品发布会、研讨会、新闻发布会……

相信只要在职场的小伙伴，总是会碰到各种各样的会议，会议作为公司一个宣传的热点，公司每场会议都会投入大量人力物力作为支持，一次召开一场成功的会议是职场人士必备的职业素养，下面策划之家就以实操案例来帮大家分析，如何才能成功举办一场会议。

一、选择场地

场地的选择需要考虑参会人数和角色，如果领导表明了意愿，那就省掉了自己设定筛选条件的步骤。一个“郊区的酒店”，和一个“高大上的会场”，从会场的氛围、布置，到周边的环境（有无风景区、有无农家乐）都会有很大不同。此外，因为会议和住宿是费用的大头，在前期就应该先行考虑预算了。

二、踩点预演

大型会议最好是一气呵成，不要出现任何突发情况。这就需要我们对场地和设备足够熟悉，也就是需要提前“踩点”。

1）酒店方位

了解会场、餐厅与住宿的相对位置，便于开会期间的引导。

2）周边环境

比如说我们这次会议的地点在一个郊区的景区里，去了才发现尽管现在网约车如此发达，但这个地方打车完全凭运气，他们的工作人员是坐指定班车上下班，座位有限不要指望能坐个顺风车。所以提醒参会人员交通状况就很必要。

3）会场情况

开会是本次会议的第一重点，同时也是比较严肃的一个场合。进入会场要注意了解以下几点情况：

①座位排布。领导坐在哪个位置？现场是否会出现某个领导来晚了没有他的座位的情况？是否会有领导旁边没人坐的情况？本次考虑设置了席位牌，避免掉了这个环节的特殊情况。

②茶水情况。我们到会场后发现，会场呈回字形布置。“回字”桌上20位摆放了茶杯，但坐在后面椅子上的20位参会人员则没有茶水。经询问，若订瓶装水需付费，这也是在预算之外的支出，需要提前考虑。

③多媒体设备试用。最好是带着自己的电脑去，直接演练一遍。可以检查出屏幕色彩有无问题、电脑转接头是否匹配等问题。电脑、话筒放在哪里方便主讲人上下场？这个方位拍照效果如何（涉及到后期做会议报道）？话筒有无电池？

4）住宿情况

不同人对睡眠的要求不同，对隐私的要求程度也不同。尤其本次还存在一个特殊情况：因所住酒店房间不多，所以存在两个人睡一个床的情况。如果现场临时随机安排，有可能让参会人员产生不适。

本次我的处理方法：提前安排，电话参会人员是否两人同住大床，征得同意后再安排。但仍有不足之处：已确认住宿安排后最好做一个表格发到群里供大家熟悉，这样就可以保证大家第二天办理入住整齐有序。由本次会议实施情况可知，即使是事前安排了住宿，仍会有人到了酒店临时换房型的情况（如有些人标间换成了大床房，虽然换房的人自己可以通过外地公司额度报销大床费用，但给他安排的标间床位无形间就成了浪费，需我们公司来承担），开始的安排发生微调，预算也变化了，也为后面的入住情况核实、费用分摊增加了麻烦。

5）餐饮情况

餐饮相对来说是最好控制的环节。此处只要注意以下几点：

①菜怎么点？我们这次包桌，所以没有自己点菜的环节。但是提前看了下菜单：16个菜，每桌分配12-13个人。觉得足够了。但实施起来发现大家开了一下午会都很饿，这个菜量完全不够吃。如果是10个人16个菜应该正好，但预算也会上涨。

②酒水。公司吃饭酒水申领应走流程。

③座位安排。团建的目的是为了一个部门间多多交流、增进感情，所以座位安排应考虑把比较熟络的人打散。本次我的处理方法：将领导席上安排了一些外地公司的负责人，这些人不常来公司和领导面对面汇报工作；还有新同事，这些人刚来，需要认个脸熟。也因为在会议结束后我将座位分布告知了大家，所以吃饭落座避免了混乱情况。

6）其他安排

若是景区，且第二天安排了游玩环节，攻略应提前做好。我是会议结束当晚做的攻略，因为有些朋友能问到详细信息，信息资源还算充分。但也用了近一个小时。自认为日程做的还不错：我们安排的是徒步，我把徒步路线、线路上的景点、徒步大概用时、线路周边的情况都打听了一下。下次有条件的话最好是自己去踩个点，不然万一在里面迷路了，或者线路上有什么安全隐患，会极大影响游玩体验。

三、会议当天

1）会前安排

当天早一点带着储存好待用资料的电脑过去，将电脑提前连接好。然后在那面等待来人办理入住，到时间可以友情提醒参会人员出发，以保证会议的准时开始。本次出现的情况是：组织人还没到，已经好多人办理了入住。踩点到了会场，调试电脑又花了一些时间，开始的时间比规定时间延后了20分钟，有可能给参会人造成不好的感受。

2）会议串讲

主持人的音色沉稳和串讲的流畅度可以给参会人员一种正式、踏实的感觉。会议开场因为时间仓促准备慌张，开场开的效果不太好。下次提前到了，把开场词过几遍，配上微笑，感受应该会更好些。

3）备用资料

本次待讲资料准备了两份，一份在电脑里，一份在U盘里，以防电脑损坏需要换电脑的情况。

4）拍照点位，相机准备

5）倒计时牌安排、录音安排

会议时间非常紧凑，应安排倒计时，避免主讲人严重超时拖缓整个会议的节奏。本次带的牌子，设置了还有5、3、1分钟，事实证明，对于控制时间十分有效。录音应选择靠音响较近的地方，最好是选两个人录，避免有一个中途电话打断或者没电，漏掉记录。

6）会议与晚餐衔接

提前问好饭店备菜速度，如本次是提前10分钟通知走菜即可。这次的酒水没有及时放到桌子上，导致组织人不在现场大家不知道酒在哪里。下次应提前通知让把凉菜和酒水都摆在桌子上，红酒正好可以醒醒酒。提前10分钟走热菜，人到的时候基本就可以开动了。

四、费用问题

此项与各公司报销程序关联度极强，仅供参考。

1）前期预算不需做的太细。你永远想不到吃饭会多加几个菜，房间里会吃几桶泡面摔几个杯子，所以费用预算只能是预估，还要稍微放一点量。

2）稍微放点量后的费用按人头、公司进行分摊，然后与各项目提前沟通看有无充足额度，开什么性质的发票（餐饮、住宿）

3）所有费用发生完成后，计算总共金额，以表格形式知会各报销负责人，统一收钱、统一支付。金额确认无误后报给酒店前台，让他们按此额度开发票，发票拿走以后，酒店前台自己做账。（本次的酒店前转不过来，非要跟我按照房间号结算，所以拖沓了一些时间。其实我把总数给她，她按照房间数去做账就可以了）

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