策划之家-大型会议活动策划的7条准则

不管是做任何的活动,还是其它的任何事项,效率永远是作为考核的标准之一,同样,在举办会议活动的时候,如何更高效的完成会议活动,如何更快速,更完美的完成会议活动,是客户对此次活动评价的标准之一,今天策划之家小编主要给大家讲以下7条有助于提高会议活动效果的准则,希望对你有所帮助。

高效会议活动策划的7条准则

一、凡是会议,必设专人准备

1、永远不开没有准备的会议,会议最大的成本是时间成本,会议没有结果就是对公司的犯罪,没有准备的会议就等于一场集体谋杀。

2、会议由总办(重要会)或行政(晨会)事先检查(设大、中、小型会议级别的验收标准),对没有准备好的会议,或会议发言人缺席,必须按制度取消,并适当处罚当事人。

3、重要会议前,必须把会议材料提前发给与会人员,与会人员要提前看材料并做好准备,不能进了会议室才开始思考。

二、凡是会议,必提前公开主题

1、开会必须要有明确的会议目的,准备会议PPT显示会议主题。

2、没有主题和流程的会议,就好比让大家来喝茶聊天,浪费大家的生命。

3、会议的主题,要事先通知与会人员。

三、凡是会议,必有纪律

1、开会设一名纪律检查官(一般由主持人担任),在会议前先宣布会议纪律(如关手机等)。

2、对于迟到要处罚,对于会议上不安流程进行要提醒,对于发言人带情绪要提醒,对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚,对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为要进行处罚。

3、每一项讨论必须控制时间,不能泛泛而谈,海阔天空。

4、设定时间,准时开始、准时结束:准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间,开会一定要准时,并要对每个议程定个大致的时间限制,一个议题不能讨论过久,如不能得出结论可暂放一下,避免影响其他议题,或告之为什么延时的原因。

四、凡是会议,必有结果

1、开会的目的就是解决问题,提升状态,会议如果没有达成此结果,将是对大家时间的浪费。

2、鼓励每个人都积极的参与到会议中来,会议监督官有权利打断那些偏离会议主题的发言。

3、会议主持人要设置时间提醒:现在还有60分钟,还有30分钟,还有10分钟。

4、会议的决议要形成文字记录,并当场宣读出来,重要的要每人文字确认签名。

5、没有确认的结论,可以另外再讨论,达成决议并确认的结论,马上进入执行程序。

五、凡是开会,必有训练

1、行政部要有专门针对如何开会的培训,让公司的会议变得高效。

2、会议训练包括:如何开会、如何主持、如何记录、如何追踪、如何对待分歧、如何会场汇报、过往的错误及处罚、过往的成功经验及奖励等。

六、凡是开会,必有记录

1、会议的各项决议,一定要文字确认具体的的执行人员及完成期限。

2、如此项决议的完成需要多方资源,一定要在决议记录中明确说明,避免会后互相推诿,影响决议的完成,

这点特别重要。

3、记住“散会不追踪,开会一场空,加强稽核检查:要建立会议事后追踪程序及责任人。

4、会议每项决议都要有跟踪、稽核检查,如有意外可及时发现适时调整,确保各项会议决议都能完成。

七、凡是开会,牢记三个公式

1、开会 + 不落实 = 零!

2、布置工作 + 不检查 = 零!

3、抓住不落实的事 + 追究不落实的人 = 落实!

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