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人在职场，每天有如陀螺般忙得转个不停。大家抱怨着工作苦，工作累，工作辛苦没的睡。

也许大多数情况下是因为我们没有学会如何聪明地做事，掌握对的工作方法，才让自己每天累得半死。

以下几种可以优化工作流程和提高效率的方法，帮助你更高效轻松地完成工作。

01

做日/周工作计划并经常回顾

不管你习惯用PPT、Excel或是其他办公软件，一定得给自己制定个日/周工作计划，包括上周工作进展和本周工作计划。

针对每一项工作或任务，详细标注开始和截止时间、交付物是什么、需要对接的有哪些部门和同事等。

这样方便自己定期回顾任务的状态，是待开始、进行中、延误还是取消，有利于自己针对不同情况采取下一步措施。

02

会议前的高效准备

参加会议时，经常看到一些人匆忙坐下，一脸茫然地看着主持人，被问到项目进展，支支吾吾，一看就是没有什么准备。

为了避免这种尴尬局面，需要提前做这些准备：

提前看看会议日程，和自己相关的部分主要涉及什么话题；

是否需要对上次未完成事项进行更新；

是否需要提前搜集和准备数据、资料及文件；

是否需要提前听取有关部门意见等等。

03

学会判断任务优先级

每天手头的工作很多，既有正在进行中的，也有被领导和同事临时甩过来的，如果不分轻重缓急，就会感觉毫无头绪，倍感焦虑。

因此，需要学会根据这样两个维度判断任务的先后顺序。即：

重要性（重要vs.不重要 ）

紧迫性（紧急vs.不紧急）

根据这两个维度可以划分出4个象限，将待办事项依次放入4个象限，就可以清晰判断出，紧急而重要的事情一定是最优先级，需要马上处理的。

04

多种沟通渠道并用，

而不是单纯依赖于邮件

电子邮件俨然已经成为单位内部交流和沟通的基本和重要工具。发送文件、会议通知、讨论问题、汇报工作，无一例外都是通过邮件完成。

但如果此时你完全依赖邮件一个沟通渠道，会发现有时真的会坏事，尤其是重要或紧急的工作。

因为邮件不是即时通信系统，人们不是随时在线或者随时可以回应的，比如会议中或外出时间，就无法做到随时回复。

所以，如遇紧急重大问题或通知，一定记得打电话反复确认，确保万无一失。

05

未完成事项提醒

有的人非常喜欢将“告示贴”（或叫“口水贴”）贴在工位搁板上，上面写满了待办事项或需要特别提醒、关注的事项。这的确是个很好的办法。

小小一块贴纸，记录了事项的重点，比如时间、电话、找谁。醒目地提醒和督促你这件事情还没完成，需要赶紧搞定，因为你肯定接受不了一张贴纸在那里好几天都岿然不动。

一旦完成，你就可以放心大胆地撕下去，然后将新的待办重要事项贴上去，颇有成就感。

06

先梳理一天工作内容

为了避免自己一天忙得昏天黑地，在早上刚到办公室，头脑清醒的时候，将自己的日历（或者电子日历）打开，看看今天的主要工作内容有哪些，然后根据优先级分配自己的工作时间和精力。

这样就可以让自己做到心中有数，不仅不会遗漏重要工作，还会容易把控节奏，自信满满迎接新一天。

07

番茄工作法

就是选择一个待完成的任务，将番茄时间设为25分钟，专注工作，中途不允许做任何与该任务无关的事，直到番茄时钟响起，然后在纸上画一个X短暂休息一下（5分钟就行），每4个番茄时段多休息一会儿。

这样我们就会比较容易专注在工作本身，而不容易走神或下意识地刷手机。因为人的注意力一旦被打断，重新开始回到之前的状态需要花费更长的时间。

08

将本周或下周待开会议提前发出邀请

很多人习惯临时抱佛脚，突然发出邀请召集同事开会，这么做通常效果很差。因为没有提前预约，同事要么在出差，要么这个时间段已经被占用。

因此，如果不是特别紧急的会议，最好提前一周就发出会议邀请，提前将被邀请人的时间固定，也方便他人在空闲时间段安排其他工作。

另外，发完会议邀请也不是万事大吉，你需要在会议之前1～2天发个邮件提醒，以确保大家准时出席会议而没有遗忘或发生时间冲突。

9

整洁有序的办公桌

将自己的办公桌收拾得整洁有序，可以帮我们很快找到需要的资料或文件，而不是在用到的时候毫无头绪，翻来翻去。

除此以外，在一个杂乱不堪的环境下工作，人的心情也会不自觉变得焦躁不安，哪还能谈得上效率和质量。

10

多跟领导沟通，确认需求

我们的工作是否得到认可主要取决于领导。

因此，我们需要听清楚领导布置的任务、领导的要求和期望是什么，需要什么时间完成等等。只有确认好领导的需求，我们的工作才有方向，才能有的放矢。

在最终完成任务时才不会发生南辕北辙，吃力不讨好的情形。