活动策划公司在进行活动的管理及执行时需要了解客人的哪些情况？以及庆典活动的邀请函如何写？以下是我们通过多场的活动现场执行管理经验总结回来的一些小知识：

客人中是否有特殊年龄需要特别照应的？客人中是否有重要热点人物需要特殊接待的？客人中是否有身体健康状况存在隐患需要医疗预防措施的？客人是和配偶一起来，还是一个人来？如果客人带配偶来，需要什么相关的准备？客人们将乘坐什么交通工具？是自己开车来还是乘坐接送客人的大巴？要考虑公共交通工具吗？庆典活动邀请函如果活动计划在社交旺季举办，主办方可以先试着投递一份不含活动举办日期的邀请信。上

面写上你期望着在哪里与他们见面的话，并简单写明活动的其他相关信息。在对方收到邀请信并回复后，活动的通行证或者门票要及时寄出，以便客人有足够的时间收取。

在一些活动中，客人必须出示安全通行证、邀请函或者门票才能获许进入，虽然前台也有一份正式的客人名单，但是这样做可以减少拥堵，减少客人排队等候的时间。

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